整理整頓 オフィスワークの生産性

私はずっと事務職として働いています。

最初は一般企業の経理として、その後は税理士事務所で、
さらに、今は税理士ですが、全ていわゆるオフィスワークですね。

このオフィスワークで個人的にもっとも重要なのは、
整理整頓だと思っています。

事務所の生産性は散らかると落ちる

工場での生産性向上に、いわゆる4S(整理・整頓・清掃・掃除)が言われていることは
有名なのですが、意外とオフィスワークも同じなんですよね。

これは、意外と見落としがちというか、いままで整理整頓された事務所って
私あまり見たことがありません…

だいたい、書類が山積みになっていたり、ひどいと缶コーヒーの空き缶の山。

事務所内が乱雑になっていると、作業効率が落ちるということもあります。
あの資料どこだっけとか、探している時間が無駄ですよね。

しかし、個人的には、事務所の整理整頓は、思考を整理する効果もあると
思っているのです。

この仕事、色々考える事が多いのですが、散らかっていると、この思考が
どうも乱雑になるというか、まとまらないことが多いんですね。

散らかっている事務所で仕事をすると、いまいち集中力に欠けるのです。

税理士は労働集約的な仕事と、知識集約的な仕事の両面を持っていますが、
そのどちらの生産性も落ちてしまいます。

整理整頓の維持を意識的に行う

このようなわけで、常に整理整頓を意識しているのですが、
何故か事務所と言うのは自動的に乱雑になっていくものですね(笑)

今後使いそうな業者のダイレクトメール、各種郵送物、
すぐには使わないけど興味深いHPのコピーなど、
どんどん紙が溜まっていってしまいます。

また、パソコンの裏にはホコリが溜まりますし、本棚はすぐに手狭になります。

このため、整理整頓した事務所を維持するための活動も、仕事の一環に組み込み、
定期的に取り組まないと、あっと言う間に元の木阿弥、書類の山の中で
仕事をすることになるります。

ダイレクトメールはどうするか、留保中の書類はどこに置くかなど
ルール化し、それを意識的に守り、かつ月に一回は整理掃除の
時間を確保しなければなりません。

事務所設備への投資も重要

事務所の備品への投資も欠かせません。

本棚もすぐに中身を一覧できるものを選びましょう。
設備のキャスターの動きやすさも生産性向上の一貫です。

マウス、キーボード、パソコン本体の性能も良いものを選ぶべきです。
bluetoothは必ず対応し、コードも極力減らします。

これらは値段の違いが使いやすさに直結しますので、
少しお金をケチったら、それによる生産性低下はお金で
取り返すことができません。

生産性向上は、よりよい人生のためにも必要

生産性を向上し、より短い時間で同等の成果を上げることができれば、
その分の時間を自己研鑽や趣味に当てることができます。

1日だと少しの時間かもしれませんが、一生継続していくと、生産性を
意識しなかった人に比べて著しい差を生み出すでしょう。

よりよい人生のためにも、生産性向上はぜひ取り組み続けたいですね。

税理士、不動産経営アドバイザー
税理士ですが、一都三県にて不動産経営を第2の本業として取り組んでいます。
不動産の最大の経費は税金ですが、税金だけ見ていても上手く行きません。徹底的な数値化と経験に基づき、個人・法人・銀行・追加取得・売却をトータルに判断するお手伝いをしています。

Follow me!